Zency s'engage à protéger vos données personnelles conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD — UE 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés. La présente politique vous informe sur la nature des données collectées, leur utilisation et vos droits.
1. Responsable du traitement
- Entité : Zency SAS
- Email DPO : dpo@zency.fr
- Adresse : France (siège social)
Pour les données de santé traitées dans le cadre du chatbot patient, Zency agit en qualité de sous-traitant pour le compte du cabinet dentaire (responsable de traitement principal).
2. Données collectées
Via le site vitrine zency.fr :
- Données de navigation (adresse IP, pages visitées, durée de session) via logs serveur.
- Données saisies dans le formulaire de contact (nom, email, message).
Via le chatbot IA patient :
- Messages échangés avec le chatbot (texte libre).
- Identifiant de session anonyme (UUID généré automatiquement, non lié à une identité).
- Horodatage des échanges.
Nous ne collectons pas directement votre nom, prénom ou numéro de téléphone via le chatbot. Si vous fournissez volontairement ces informations dans vos messages, elles sont stockées dans la base de données conversationnelle.
3. Finalités du traitement
- Fonctionnement du chatbot — Fournir des réponses contextualisées grâce à l'historique de la conversation. Base légale : exécution du contrat / intérêt légitime.
- Amélioration du service — Analyse agrégée et anonymisée des conversations pour améliorer la qualité des réponses IA. Base légale : intérêt légitime.
- Sécurité — Logs serveur pour détecter et prévenir les abus et attaques. Base légale : obligation légale / intérêt légitime.
- Contact — Traitement des demandes envoyées par email ou formulaire de contact. Base légale : consentement.
4. Durée de conservation
- Conversations chatbot : 12 mois à compter du dernier échange, puis suppression automatique.
- Logs serveur : 30 jours glissants.
- Données de contact : 3 ans à compter du dernier contact commercial.
5. Transferts de données & sous-traitants
Certaines données transitent par des sous-traitants tiers :
- Anthropic (Claude API) — Traitement des messages pour génération de réponses IA. Serveurs USA — encadré par les clauses contractuelles types (CCT) RGPD.
- Google (Gemini API) — Traitement des questions administratives. Encadré par les CCT RGPD et la politique IA de Google Cloud.
- Hébergeur infrastructure — OVHcloud / Hetzner — hébergement des serveurs et bases de données en UE.
Aucune donnée n'est vendue à des tiers ni utilisée à des fins publicitaires.
6. Vos droits (RGPD)
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :
- Droit d'accès — Obtenir une copie de vos données.
- Droit de rectification — Corriger vos données inexactes.
- Droit à l'effacement — Demander la suppression de vos données.
- Droit à la portabilité — Recevoir vos données en format structuré.
- Droit d'opposition — Vous opposer à un traitement basé sur l'intérêt légitime.
- Droit à la limitation — Limiter le traitement dans certains cas.
Pour exercer vos droits, contactez : dpo@zency.fr. Nous répondrons dans un délai maximum de 30 jours. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL.
7. Cookies
Le site zency.fr utilise un nombre minimal de cookies :
- Session technique — Maintien de la session de conversation chatbot. Durée : session navigateur.
- Aucun cookie tiers — Pas de cookies publicitaires, de tracking ou de réseaux sociaux tiers sur ce site.
Vous pouvez configurer votre navigateur pour bloquer ou supprimer les cookies. Cela pourrait affecter le bon fonctionnement du chatbot.
8. Sécurité des données
Zency met en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données :
- Chiffrement des communications en transit (TLS/HTTPS).
- Accès aux données restreint aux personnels autorisés.
- Base de données isolée et non accessible depuis l'extérieur.
- Journalisation des accès pour détection d'anomalies.
- Conformité HDS (Hébergement de Données de Santé) pour les modules médicaux.
En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, vous serez notifié dans les délais prévus par le RGPD.
9. Modifications de la politique
Zency se réserve le droit de mettre à jour cette politique de confidentialité. Toute modification sera publiée sur cette page avec la date de mise à jour. Pour les modifications substantielles, les utilisateurs enregistrés seront informés par email. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page.
Contacter notre DPO
Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles ou pour exercer vos droits RGPD, contactez notre Délégué à la Protection des Données.